Luo ryhmittely- tai yhteenvetoraportti. Tietueiden lajittelu kyselyssä Microsoft Access Accessin lomakkeiden taulukkotilassa lajittelu ei ole aktiivinen
GardenCo
Tietojen lajittelu
Taulukoiden tiedot voidaan lajitella laskevaan tai nousevaan järjestykseen yhden tai useamman kentän mukaan. Voit esimerkiksi lajitella asiakastaulukon aakkosjärjestykseen käyttämällä ensimmäisenä lajittelukenttänä sukunimeä ja toisena etunimeä. Tuloksena on samanlainen luettelo kuin puhelinluetteloissa.
Joissakin tapauksissa lajittelua käytetään taulukkotietojen ryhmittelyyn tietyn periaatteen mukaisesti. Jos esimerkiksi lajittelet osoitetietosi postinumeron mukaan ennen postitustarrojen tulostamista, tarrat ryhmitellään postipalvelujen vaatimusten mukaan.
Tässä harjoituksessa käytät erilaisia tapoja lajitella tietoja taulukkoon ja muotoon. Kansiota käytetään työkansiona Office XP SBS\Access\Chap12\Sort. Noudata näitä ohjeita.
1. Avaa työkansiossasi oleva GardenCo-tietokanta.
2. Avaa pöytä Asiakkaat taulukkonäkymässä.
3. Voit lajitella taulukon Tila-kentän mukaan napsauttamalla mitä tahansa kohtaa Tila-sarakkeessa ja napsauttamalla sitten -painiketta. Ilmoittautumiset järjestetään alueittain.
Neuvoja. Voit myös käyttää komentoja Lajittele nousevaan järjestykseen ja valikossa Records tai napsauta oikealla painikkeella hiirellä sarakkeen päälle ja napsauta sitten oikea joukkue V kontekstivalikko.
4. Kääntääksesi lajittelujärjestyksen (olettaen, että kohdistin on edelleen sarakkeessa Osavaltio), napsauta painiketta Lajittele laskevasti. Oregonia koskevat merkinnät ovat nyt luettelon kärjessä. Molemmissa tapauksissa lajittelu suoritettiin aakkosjärjestyksessä, mutta tiedot kentällä Kaupunki järjestetty satunnaisesti. On selvää, että listalle olisi hyötyä kaupunkien järjestämisestä alueiden sisällä.
Vaikka lajittelun olemus näyttää melko ilmeiseltä, tietokoneelle se ei ole niin yksinkertaista. Accessissa digitaalista dataa voidaan käsitellä sekä numeroina että tekstinä. Kentät, jotka sisältävät välilyöntejä, viivoja tai välimerkkejä numeroiden lisäksi (kuten postinumerossa tai puhelinnumerot), käsitellään tekstinä. Sen sijaan kenttiä, jotka sisältävät tietoja, kuten hinta tai määrä, pidetään numeerisina. Kun lajitellaan tekstikenttiä, kaikki merkinnät järjestetään ensin ensimmäisen merkin mukaan, sitten toisen merkin mukaan ja niin edelleen viimeiseen. Numeeristen tietojen lajittelu suoritetaan niiden arvojen mukaan nousevassa tai laskevassa järjestyksessä. Tämä lähestymistapa voi johtaa odottamattomiin tuloksiin. Seuraavassa taulukossa näytetään tulokset ensimmäisen sarakkeen lajittelusta sen perusteella, onko sen sisältö tekstiä vai numeerista.
Jos haluat lajitella numeroita sisältävän tekstikentän nousevaan tai laskevaan järjestykseen, sinun on täytettävä ne samanpituisilla etunollailla. Esimerkiksi tiedot 001, 011, 101 lajitellaan oikein, vaikka ne määritettäisiin tekstiksi.
Neuvoja. Kun tietueita lajitellaan useiden kenttien mukaan, lajittelu tapahtuu peräkkäin, vasemmalta oikealle. Siksi lajittelukenttien on oltava vierekkäin ja sijoitettava vaaditussa järjestyksessä.
5. Sarakkeen sijoittaminen Osavaltio kentän vasemmalla puolella Kaupunki, napsauta sarakkeen otsikkoa ja vedä sitä vasemmalle kenttien väliin Osoite Ja Kaupunki tummaa viivaa ei tule näkyviin.
6. Sarakkeesta lähtien Osavaltio jo korostettuna, paina näppäintä (Siirtää) ja napsauta sarakkeen otsikkoa Kaupunki jakaaksesi valinnan molempiin sarakkeisiin.
7. Napsauta painiketta Lajittele nousevaan järjestykseen lajitella tietueita alueen ja kaupungin mukaan nousevaan järjestykseen (kaupungit lajitellaan alueiden sisällä).
Neuvoja. Kun tarkastelet tietueita lomakenäkymässä, voit lajitella ne, mutta vain yhden kentän mukaan. Voit tehdä tämän napsauttamalla haluamaasi kenttää ja napsauttamalla sitten yhtä painikkeista Järjestellä.
8. Vaikka taulukon sarakkeiden järjestys Asiakkaat ei oikeastaan väliä, palauta silti sarake Osavaltio alkuperäiselle paikalleen.
9. Tallenna ja sulje pöytä Asiakkaat.
10. Sulje tietokanta.
Lajittelua voidaan tehdä kahdenlaisia: yksinkertainen lajittelu ja monimutkainen lajittelu.
Yksinkertainen lajittelu. Kun lajitellaan lomakenäkymässä, taulukkonäkymässä tai sivunäkymässä, suoritetaan yksinkertainen lajittelu, mikä tarkoittaa, että kaikki kentän merkinnät lajitellaan joko nousevaan tai laskevaan järjestykseen (mutta ei molempiin).
Monimutkainen lajittelu. Jos haluat lajitella tietueita kyselyn suunnittelunäkymässä, lisäsuodattimen ikkunassa, raportin suunnittelunäkymässä, sivun suunnittelunäkymässä, pivotkaavionäkymässä tai pivottaulukkonäkymässä, voit suorittaa monimutkaisen lajittelun. Tämä tarkoittaa, että jotkin kentät voidaan lajitella nousevaan järjestykseen, kun taas toiset kentät voidaan lajitella laskevaan järjestykseen.
Tietueiden lajittelun ominaisuudet.
Jos uusi lomake tai raportti perustuu taulukkoon tai kyselyyn, jonka lajittelujärjestys on tallennettu sen kanssa, uusi lomake tai raportti perii lajittelujärjestyksen.
Voit lajitella enintään 255 merkkiä yhdessä tai useammassa kyselyssä tai lisäsuodattimen tuloskentässä.
Lajittelujärjestys riippuu Tietokannan lajittelujärjestys -kentässä (Asetukset-valintaikkunan Yleiset-välilehdellä) määritetystä kielestä, kun tietokanta luotiin. Jos tietokanta sisältää toisiinsa liittyviä taulukoita tietokannasta, joka käyttää lajittelujärjestystä toiselle kielelle, Microsoft Access käyttää lajittelujärjestystä, joka on määritetty tietokannalle, joka sisältää suhteen taulukkoon, ei itse taulukon tallentavaa tietokantaa.
Jos kysely- tai suodatinlomakkeessa on kenttäluettelosta tähti, voit määrittää lajittelujärjestyksen siinä vain lisäämällä lajiteltavat kentät.
Lajittele päivämäärä- ja aikaarvot aikaisemmasta myöhempään käyttämällä nousevaa lajittelujärjestystä. Lajitellaksesi uusimmista arvoista aikaisempiin arvoihin, käytä laskevaa lajittelua.
Tekstikenttiin tallennetut numerot lajitellaan merkkijonoiksi numeroarvojen sijaan. Siksi kaikkien tekstijonojen on oltava samanpituisia, jotta ne voidaan lajitella numerojärjestyksessä. Esimerkiksi nousevaan järjestykseen lajittelun tulos tekstijonoja"1", "2", "11" ja "22" ovat "1", "11", "2", "22". Vähemmän merkkejä sisältävien rivien alkuun tulee lisätä merkityksettömiä nollia, esimerkiksi: "01", "02", "11", "22". Toinen ratkaisu tähän ongelmaan kentille, jotka eivät sisällä arvoja Tyhjä, käyttää Val-funktiota merkkijonojen numeeristen arvojen lajitteluun. Jos esimerkiksi "Ikä"-sarake on tekstikenttä, joka sisältää numeerisia arvoja, voit järjestää tämän sarakkeen merkinnät oikeaan järjestykseen määrittämällä Val ([Ikä]) -funktion Kenttä-solussa ja määrittämällä haluamasi lajittelujärjestys Lajittelu-solussa. Jos tallennat numeerisia tai päivämääräarvoja vain tekstikenttään, on suositeltavaa vaihtaa kyseisen taulukkokentän tietotyypiksi numeerinen, valuutta tai päivämäärä/aika. Kun lajittelet tämän kentän mukaan, numerot tai päivämäärät ovat oikeassa järjestyksessä ilman, että sinun tarvitsee syöttää ylimääräisiä nollia.
Kun lajitellaan kenttää nousevaan järjestykseen, tietueet, joissa kenttä on tyhjä (sisältää Null-arvon), sijoitetaan luettelon alkuun. Jos kenttä sisältää sekä merkintöjä, joissa on nolla-arvoja, että merkintöjä, joissa on tyhjiä rivejä, lajittelu näyttää ensin kentät, joissa on nolla-arvot, ja sitten kentät, joissa on tyhjiä rivejä.
Raportti voidaan lajitella enintään 10 kentän tai lausekkeen mukaan.
Napsauta Lajittele-painiketta ja määritä kenttäpudotusvalikosta kenttä, jolle lajittelu suoritetaan.
Varmista, että lajiteltuun tietueryhmään kuuluvat tietueet lajitellaan lisäämällä toinen lajittelutaso yllä kuvatulla tavalla.
Ensimmäisellä rivillä oleva kenttä tai lauseke määrittää ensimmäisen (ensisijaisen) lajittelutason. Lomakkeen toinen rivi määrittää toisen lajittelutason jne.
Nouseva lajittelu lajittelee arvot järjestykseen A–Z ja 0–9.
Jos haluat muuttaa lajittelujärjestystä, valitse Alkaen Z:llä tekstikentille tai Korkeimmasta pienimpään numerokentille. Kun lajitellaan laskevassa järjestyksessä, arvot lajitellaan järjestykseen "Z" - "A" ja 9 - 0.
Tietueiden ryhmittely raportissa
Raportit voidaan ryhmitellä enintään 10 kentän tai lausekkeen mukaan. Ryhmittely voidaan tehdä raportin luontivaiheessa. Tietueiden ryhmittely luodussa raportissa:
Avaa raportti suunnittelunäkymässä.
Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Lajittele ja ryhmittele avataksesi Ryhmä, lajittelu ja summat -ikkunan.
Napsauta Ryhmä-painiketta ja valitse kenttä tai lauseke, jolle määrität raportissa ryhmittelyasetukset.
Määritä ryhmittelyn suunta, esimerkiksi "Minimaalinen maksimi".
Lisää loppusummat ja välisummat kahdesta kolmeen raporttikenttään. Voit tehdä tämän laajentamalla ryhmittelyrivillä Lisää-luetteloa ja valitsemalla Summilla. Kuvassa Kuva 4.1 näyttää raportin suunnittelijatilassa, jossa urheilijat on ryhmitelty painon mukaan. Raporttiin on lisätty ryhmän välisummat (tietty painoisten urheilijoiden pituuksien summa) ja kokonaissumma (kaikkien urheilijoiden pituuksien summa).
Riisi. 4.1. Raportti urheilijoiden ryhmittelyllä painon mukaan suunnittelutilassa.
Tarkastellaan kuvassa esitettyjä ryhmittelyparametreja. 4.1:
· "Minimaalinen maksimi" määrittää, kuinka arvot ryhmitellään. Tämän ominaisuuden käytettävissä olevien arvojen luettelo riippuu sen kentän tietotyypistä, jolla ryhmittely suoritetaan.
· "Kaikissa arvoissa" määrittää minkä tahansa kelvollisen alueen kenttä- tai lausekearvot, joiden mukaan ryhmitellään.
··"Huomautusosilla." Lisää tai poistaa kommenttialueen kentän tai lausekkeen määrittelemään ryhmään.
"Älä pidä ryhmää samalla sivulla." Asettaa tai poistaa käytöstä, onko ryhmä tulostettava yhdelle sivulle.
Lasketun kontrollin luominen
Avaa raportti suunnittelutilassa.
Lisää Field-ohjausobjekti raportin tietoalueelle, kuten on kuvattu Lab 2:ssa (katso kuva 4.2).
Avaa kentän ominaisuudet -ikkuna ja kutsu Data-välilehden Data-rivillä lausekkeiden rakennustyökalu (napsauta kolmen pisteen painiketta).
Määritä Builderissa kentät ja toiminnot niille (esimerkiksi tietyn alueen tai suhteellisen palkan laskeminen jne.).
Poista luodun kentän nimike tietoalueelta ja määritä lasketun kentän nimi raportin otsikossa.
Vaihda raportin asettelutilaan ja katso sen luomisen tuloksia.
Riisi. 4.2. Luo laskettu kenttä suunnittelutilassa Lausekkeen rakennustyökalulla.
Nyt määritellään raportin rakenne ja asetetaan ehdot tietueiden ryhmittelylle ja lajittelulle. Nämä ehdot asetetaan valintaikkunassa Lajittelu ja ryhmittely(Lajittelu ja ryhmittely), joka tulee näkyviin, kun napsautat samannimistä painiketta työkalupalkissa.
Ryhmän luomiseksi sinun on määritettävä raporttikenttä, jonka mukaan tietueet ryhmitellään ja asetettava ominaisuusarvot Ryhmän otsikko(Ryhmäotsikko) ja Ryhmähuomautus(Ryhmän alatunniste) on yhtä suuri Joo(Joo). Ensimmäisen ryhmittelytason esimerkissämme määrittää kenttä " Asiakkaan Nimi" (Yrityksen nimi). Valitse tämä kenttä ikkunan ensimmäisen rivin avattavasta luettelosta Lajittelu ja ryhmittely(Lajittelu ja ryhmittely). Tämän rivin oikealla puolella oleva kenttä, joka määrittää lajittelujärjestyksen, on oletuksena Nouseva(Nouseva). Aseta ominaisuusarvot Ryhmän otsikko(Ryhmäotsikko) ja Ryhmähuomautus(Ryhmän alatunniste) sisään Joo(Joo). Tämän jälkeen ensimmäiselle rivin valintaalueelle (ikkunaan) ilmestyy ryhmittelysymboli ja raportissa näkyy kaksi osaa: Ryhmän otsikko "Nimi" (Yrityksen nimen otsikko) ja Ryhmähuomautus "Nimi" (Yrityksen nimen alatunniste).
Toinen ryhmittelytaso järjestetään kenttien mukaan " Tilauskoodi" (OrderlD). Täytä sen ominaisuudet ikkunaan samalla tavalla Lajittelu ja ryhmittely(Lajittelu ja ryhmittely).
Sen lisäksi, että olemme määrittäneet raportillemme kaksi ryhmittelytasoa, voimme myös määrittää lajittelujärjestyksen sisäinen ryhmä. Ikkunan kolmannella rivillä Lajittelu ja ryhmittely(Lajittelu ja ryhmittely) valitse "Brändi" (ProductName) -kenttä lajitellaksesi tuotteet aakkosjärjestykseen. Tämän jälkeen raportti on kuvan 4 mukaisessa muodossa. 10.19.
"Tilauskoodi"-kentän ryhmittelytaso osoittautui sisäkkäiseksi. Ja Access 2002:ssa voi olla jopa 10 tällaista sisäkkäistasoa.
Jokaiselle ryhmälle ominaisuuksia lukuun ottamatta Ryhmän otsikko(Ryhmäotsikko) ja Ryhmähuomautus(Ryhmän alatunniste), jonka avulla voit lisätä raporttiin lisäosia, voit määrittää kolme muuta ominaisuutta: Ryhmittely(Ryhmä päällä) Intervalli(Ryhmäväli) ja Älä repi(Pitää yhdessä).
Ominaisuudet Ryhmittely(Ryhmä päällä) ja Intervalli(Group Interval) ovat yhteydessä toisiinsa ja yhdessä määrittävät, kuinka haluamme ryhmitellä tiedot. Arvot, jotka kiinteistö voi ottaa Ryhmittely(Ryhmä päällä), riippuvat ryhmittelykentän tietotyypistä. Tyypillisesti tiedot ryhmitellään kunkin kentän arvon mukaan, eli jokaisella kentän arvolla tulisi olla erillinen ryhmä. Sitten omaisuus Ryhmittely Täyden arvon mukaan(Jokainen arvo) ja omaisuuden arvo Intervalli(Group Interval) -arvon tulee olla yhtä suuri kuin 1. Aseta esimerkissämme "Title"-kenttään nämä ominaisuudet täsmälleen näin.
Kun ryhmitellään tekstisisältöisen kentän mukaan, uusi ryhmä voidaan aloittaa aina, kun kentän arvon ensimmäinen tai muutama ensimmäinen merkki muuttuu. Tässä tapauksessa omaisuus Ryhmittely(Ryhmä päällä) pitäisi olla merkitystä Ensimmäisten merkkien mukaan(etuliitemerkit) ja ominaisuus Intervalli(Ryhmäväli) määrittää, kuinka monta ensimmäistä merkkiä muodostetaan uusi ryhmä. Jos tämä arvo on 1, jokaiselle aakkosten kirjaimelle luodaan osaryhmä - tämän avulla voit luoda raportteja, kuten Aihehakemisto kirjoissa. Esimerkki tällaisesta raportista on raportti " Luettelo tuotteista" (Aakkosellinen tuoteluettelo) Boreyn tietokannassa ( pohjoistuuli).
Riisi. 10.19. Raportin rakenne sekä lajittelu- ja ryhmittelyehdot
Numeeriselle kentälle " Tilauskoodi" (OrderID) jätämme omaisuuden arvon Ryhmittely(Ryhmä päällä) yhtä suuri Täyden arvon mukaan(Jokainen arvo), koska se on oletusarvoisesti asetettu. Omaisuuden arvo Intervalli(Group Interval) pysyy samana kuin I, koska jokaiselle tilaukselle on luotava erillinen ryhmä. Kuitenkin omaisuutta Ryhmittely(Group On) mahdollistaa numeeristen tietojen ryhmittelyn arvoalueiden mukaan. Tässä tapauksessa sinun on asetettava tämän ominaisuuden arvoksi Intervalli(intervalli) ja kiinteistön arvo Intervalli(Ryhmäväli) on yhtä suuri kuin luku, joka määrittää ryhmittelyalueen. Esimerkiksi jos numeerinen kenttä sisältää henkilön iän, niin ominaisuuden arvo 5 Intervalli(Ryhmäväli) määrittää ikäalueet 0–4, 5–9, 10–14 jne.
Kentälle, jonka tyyppi on Date/Time -ominaisuus Ryhmittely(Ryhmä päällä) muu kuin oletusarvo Täyden arvon mukaan(Jokainen arvo) voi ottaa seuraavat arvot: Vuosina(vuosi) Neljänneksen mukaan(Qtr), Kuukauden mukaan(Kuukausi) Viikoittain(Viikko) Päivien mukaan(Päivä) Tuntien mukaan(Tunnin) Minuutilla(Minuutti). Omaisuuden arvo Intervalli(Ryhmäväli) määrittää alueella valittujen yksiköiden määrän. Esimerkiksi, jos kiinteistön arvo Ryhmittely(Group On) on asetettu arvoon Kuukauden mukaan, A Intervalli(Ryhmäväli) on asetettu arvoon 1, jolloin tiedot ryhmitellään kuukausittain.
Omaisuus Älä repi(Keep Together) antaa sinun hallita, kuinka ryhmä sijoitetaan sivulle. Jos ryhmät ovat pieniä, on parasta asettaa tämän ominaisuuden arvoksi Koko ryhmä(Koko ryhmä). Sitten raporttia tulostettaessa koko ryhmä eli ryhmän otsikko, kaikki tietoalueen tietueet ja ryhmämuistiinpano sijoitetaan yhdelle sivulle (jos koko ryhmä ei mahdu nykyiselle sivulle, jatkuu alkaen seuraava sivu), ja jokainen seuraava ryhmä alkaa uusi sivu(ellei se mahdu kokonaan nykyiselle sivulle). Jos ryhmä voi sisältää niin paljon dataa, että se ei mahdu yhdelle sivulle, on parempi asettaa tämän ominaisuuden arvoksi Ensimmäisten tietojen kanssa(Ensimmäisellä yksityiskohdalla). Tässä tapauksessa ryhmän otsikko sijoitetaan nykyiselle sivulle vain, jos sille mahtuu myös ensimmäinen tietorivi, muuten koko ryhmä siirretään seuraavalle sivulle.
Omaisuus Älä repi(Keep Together) ryhmälle liittyy samanlaiseen raporttiosion omaisuuteen. Näiden ominaisuuksien on oltava johdonmukaisia. Esimerkiksi, jos ryhmän ominaisuuden arvoksi on asetettu Älä repi(Pidä yhdessä) tasa-arvoinen Koko ryhmä(Koko ryhmä), sitten omaisuuden arvot Älä repi(Keep Together) raportin vastaavien osien arvot tulee olla samat Joo(Joo). Muussa tapauksessa ikkunassa määritetty ominaisuus on ensisijainen Lajittelu ja ryhmittely(Lajittelu ja ryhmittely).
Raportissa itsessään on myös omaisuutta Erottamaton ryhmä(Grp Keep Together), jota käytetään useisiin sarakkeisiin tulostetuissa raporteissa. Se koskee vain ryhmiä, joiden omaisuuden arvo on Älä repi(Keep Together) on asetettu arvoon Koko ryhmä(koko ryhmä) tai Ensimmäisten tietojen kanssa(Ensimmäisellä yksityiskohdalla). Jos arvo on asetettu Ei(Ei), sitten omaisuus Erottamaton ryhmä(Grp Keep Together) ohitetaan. Tämä ominaisuus raportilla voi olla seurauksia Sivulla(sivua kohden) ja Sarakkeessa(Saraketta kohden). Ensimmäisessä tapauksessa ryhmä tulostetaan ilman taukoa sivulle ja toisessa - ilman taukoa raportin sarakkeessa (kaistale).
Kommentti
Soluille Kenttä/lauseke(Field/Expression) -ikkunat Lajittelu ja ryhmittely(Lajittelu ja ryhmittely) voit syöttää kenttien nimien lisäksi myös lausekkeita, eli ryhmittely voidaan suorittaa lausekkeen arvon perusteella. Lausekkeen syöttäminen alkaa yhtäsuuruusmerkillä (=), kuten lomakkeen ja raportin ominaisuuksissa.
Tällä oppitunnilla puhumme aiheesta "Tietojen suodatus, lajittelu ja haku Microsoft Accessissa".
Kun taulukossa on melko paljon tietueita, kyky tarkastella niitä valikoivasti ja tietyssä järjestyksessä tulee erittäin tärkeäksi. Voit piilottaa joitain taulukon sarakkeita ja tietueita sekä lajitella tietueita yhden tai useamman kentän mukaan Koti-nauhasivun työkalujen avulla. Jos haluat piilottaa valitun sarakkeen tai sarakeryhmän hetkeksi, laajenna "nauhat"-osio "Ennätykset".
Napsauta "Lisäasetukset" -painiketta ja valitse avautuvasta valikosta "Piilota sarakkeet". 
Jos haluat näyttää piilotetut sarakkeet uudelleen, laajenna nauhan "Viestit"-osio, napsauta "Lisäasetukset" -painiketta ja valitse "Näytä sarakkeet..." -komento valikosta.
Avautuvassa valintaikkunassa sinun on valittava sarakkeet, jotka tulee näyttää taulukon tietonäkymässä. Ikkunaan tehdyt muutokset näkyvät välittömästi näkymässä. Valitse piilotettu sarake -valintaruutu ja napsauta Sulje-painiketta. 
Jos haluat näyttää vain tietyn ehdon mukaan valitut taulukkotietueet, voit käyttää suodatinta, eli kentälle asetettua ehtoa. Suodattimen käyttöönoton jälkeen tietueet, jotka eivät täytä määritettyä ehtoa, piilotetaan. Määritä suodatin valitsemalla jokin sarakkeista, esimerkiksi "Summa"-sarake, ja napsauttamalla "Suodata"-painiketta nauhan "Lajittele ja suodata" -osiossa. 
Tyhjennä kenttäarvojen luettelosta arvot, joita et halua näyttää, poistamalla valinta jokaisen arvon vieressä olevista valintaruuduista. Ota suodatin käyttöön napsauttamalla OK. 
Kun uusi suodatin on otettu käyttöön, datanäkymä päivitetään. Kenttä, johon on asennettu suodatin, on merkitty erityisellä kuvakkeella otsikossa. 
Poistaaksesi suodattimen tilapäisesti valitusta kentästä, napsauta "Poista suodatin" -painiketta. 
Kun poistat suodattimen, myös näkymä päivitetään. Napsauta samaa painiketta uudelleen ottaaksesi suodattimen käyttöön. 
Tyhjennä suodatin pysyvästi napsauttamalla nuolta taulukon sarakeotsikossa ja valitsemalla "Poista suodatin summasta" -komento. 
Jos haluat asettaa suodattimelle ehdon loogisen lausekkeen muodossa, avaa lajittelu- ja suodattimien asetusikkuna uudelleen. 
Luettelo saatavilla olevista loogisia operaattoreita riippuu kentän tietotyypistä. Laajenna Numeeriset suodattimet -luettelo. Valitse luettelosta ”Lisää…”-suodatin ja, kun olet määrittänyt vertailuarvon, napsauta ”OK”-painiketta. 
Nyt vain tietueet, jotka sisältävät vähintään kaksikymmentä arvoa "Summa" -kentässä, näkyvät näytöllä. Voit käyttää vain yhtä yksinkertaista suodatinta yksittäiseen kenttään, mutta voit määrittää oman kullekin kenttään. Tässä tapauksessa vain tietueet, jotka täyttävät kaikki ehdot samanaikaisesti, näytetään. Monimutkaisemmat suodattimet, jotka voivat sisältää arvoja useista kentistä kerralla, asetetaan Advanced Filter Options -komennolla. 
Suodatinparametrit ovat voimassa, kunnes taulukko suljetaan, eivätkä ne häviä näyttötilaa vaihdettaessa. Jos tallennat taulukon, käytetty suodatin on käytettävissä seuraavan kerran, kun avaat sen. Voit ottaa tallennetun suodattimen käyttöön ja poistaa sen käytöstä navigointipalkin painikkeella "Ilman suodatinta" - "Suodattimella"; painikkeen tarra kertoo kentän nykyisen tilan. Napsauta "Suodattimella" -painiketta kytkeäksesi suodattimen pois päältä.
Voit järjestää tietueita taulukkotietonäkymässä lajittelemalla tekstin, numeron tai päivämäärän mukaan. Lajittelun avulla käyttäjät voivat löytää tarvitsemansa tiedot ilman, että heidän tarvitsee seuloa kaikkea. Tietueet voidaan lajitella yhden tai useamman kentän mukaan. Aseta lajittelujärjestys kenttäarvojen nousevaan järjestykseen napsauttamalla Nouseva-painiketta.
Lajitellaksesi arvot laskevaan järjestykseen, napsauta Laskeva-painiketta. 
Jos haluat peruuttaa lajittelun kaikkien kenttien mukaan kerralla, napsauta "Poista kaikki lajittelut" -painiketta.
SISÄÄN Microsoft Office Käyttötietueet lajitellaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen, eivätkä kirjainkoolla ole merkitystä. Numeroiden, tekstin ja erikoismerkkien lajittelujärjestys riippuu valituista kieliasetuksista ja standardeista tästä tietokoneesta. Kun lajitellaan usean kentän mukaan kerralla, tulos riippuu järjestyksestä, jossa lajittelutilaa käytetään näissä kentissä. Tapauksissa, joissa sinun on löydettävä yksi tai useampi tietue johonkin niiden kenttään sisältyvän tekstin perusteella, voit käyttää standardi tarkoittaa Microsoft Office Access -haku. Napsauta Etsi-painiketta aloitussyötesivulla. 
Etsi ja korvaa -valintaikkunassa sinun on määritettävä hakumalli ja valittava vaaditut parametrit hae, esimerkiksi aseta alue, jossa näyte vastaa mitä tahansa kentän osaa, näytä kaikista tietueista. 
Siirry seuraavaan löydettyyn tietueeseen napsauttamalla "Etsi seuraava" -painiketta. 
Kun olet suorittanut haun, sulje ikkuna. 