Не работает поиск в Outlook: решение проблемы. Событие MailItem Send(). Настройка учетных записей электронной почты

Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике . Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, все заметки хранятся в папке Заметки , все задачи - в папке Задачи и т.д. Фактически Outlook организует базу данных этих элементов.

Папка Outlook - это логическое хранилище информации, не связанное с физическим способом хранения информации на диске. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows , поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске. При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки .

Outlook сегодня показывает сводку событий, произошедших и запланированных та день.

На ней представлено число новых сообщений, перечислены встречи, запланированные на неделю, и задачи. Эта страница удобна для обзора текущего дня и предстоящей недели.

Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы. В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря. Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече.

При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения.

Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.

Задачами , назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook. Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В

Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач. Outlook также может использоваться для назначения задач другим пользователям и наблюдения за их выполнением.

Заметки в Outlook облегчают создание и публикацию сведений, важных для вас и ваших сотрудников, а также управление этими сведениями. В папке Удаленные находятся все удаленные элементы. Черновики содержат черновики и сообщения, не готовые к отправке. Исходящие - сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные. Папка Отправленные содержит копии отправленных сообщений электронной почты.

Дневник содержит ежедневные записи о личной деятельности. Запись в Дневнике автоматически создается при отправке и приеме электронных сообщений, работе в любом приложении Microsoft Office. Имеется возможность создавать любые записи вручную. Общий принцип работы с Outlook таков: открыв папку, нужно выбрать требуемый элемент и автоматически запустится обслуживающая его форма. Чтобы быстро найти элемент, не просматривая списки элементов Outlook, можно воспользоваться кнопкой Найти на панели инструментов. Эта команда позволяет выполнять поиск любых элементов Outlook, включая сообщения, встречи, контакты и задачи. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска, используя команду Расширенный поиск в меню Сервис.

С помощью кнопки Организовать на панели инструментов можно упорядочить содержимое папок, установить свои правила обработки сообщений, даже оградить себя от нежелательных адресатов. Для каждой папки существует набор представлений - способов показа элементов на экране. Набор стандартных представлений включает: таблицу, временную шкалу, карточки и др., но можно создавать и свои собственные с нужными параметрами фильтрации, группировки и сортировки элементов, изменять шрифты представлений. Настройка параметров представления данных и режимов работы элементов Outlook осуществляется при нажатии соответствующей клавиши в диалоговом окне команды Параметры меню

Сервис (рис.2).

Работа с элементами папок (почтовыми сообщениями, контактами, элементами Календаря и т.п.) - обычно самая важная часть программ, использующих объектную модель Outlook. Именно с ними и проходится выполнять различные операции.

Доступ к элементам папок чаще всего производится через свойство Items объекта папки, которое возвращает коллекцию Items. В этой коллекции находятся все элементы данной папки. Однако единого объекта для элементов Outlook не предусмотрено. Вместо этого в вашем распоряжении - 16 отдельных объектов для каждого вида элементов в Outlook:

AppointmentItem - то, что на графическом интерфейсе русского Outlook называется Встречей . Этот элемент обычно находится в папке Календарь .
ContactItem - это, конечно, контакт. Создавать новые контакты программным образом приходится очень часто.
DistList - это еще один элемент, который обычно находится в папке Контакты . Он представляет список рассылки.
DocumentItem - так в Outlook называется любой файл, который помещен внутрь хранилища Outlook и не совпадает по своему формату ни с одним другим элементом Outlook. Объектом DocumentItem может быть, например, документ Word, книга Excel, архив ZIP, файл Acrobat Reader PDF, исполняемый файл EXE и т.п. - в общем, любой файл операционной системы. Однако увлекаться хранением файлов в хранилищах Outlook (файлах PST и почтовых ящиках и общих папках Exchange Server), конечно, не стоит. Это замедлит доступ к обычным элементам Outlook. Такая возможность изначально была предусмотрена для того, чтобы, к примеру, в общей папке Outlook для проекта хранить вместе с перепиской по проекту еще и различные относящиеся к нему файлы.
JournalItem - это запись в дневнике.
MailItem - наиболее привычный многим элемент. Представляет сообщение электронной почты.
MeetingItem - приглашение на встречу, специальный тип электронного сообщения. Обычно встречается там же, где и обычные сообщения электронной почты, например, в папке Inbox . Создать программным образом этот элемент невозможно - он создается только автоматически при получение соответствующего сообщения (отправить его можно при помощи объекта Встреча в Календаре ).
NoteItem - объект заметки (из папки Заметки ). От всех других элементов отличается минимальным количеством свойств и методов.
PostItem - еще одна специальная разновидность почтового сообщения. Это - сообщение, которое отправлено в общую папку. От обычного объекта MailItem отличается тем, что:
- встречается только в общих папках;
- для отправки его вместо метода Send() используется метод Post().
RemoteItem - тоже очень специальная разновидность почтового сообщения. Эти объекты представляют из себя почтовые сообщения с минимальным количеством заполненных свойств (реально заполнена только информация о получателе, отправителе, дате получения и размере) и текстом сообщения, в котором находится 256 символов реального текста. Эти объекты создаются автоматически в тех ситуациях, когда Outlook подключается к почтовому ящику на сервере Exchange Server через соединение удаленного доступа (обычно коммутируемое). Если сообщение находится в файле OST (то есть скачано с того же сервера Exchange Server по MAPI или получено по POP3/IMAP4), то этот объект никогда для него не создается.
ReportItem - совсем специальное почтовое сообщение, представляющее собой специально сгенерированное служебное письмо: обычно сообщение о невозможности доставки (non-delivery report), созданное вашим почтовым сервером, задержке в передаче сообщения или другой ошибке. Эти объекты также нельзя создавать программным образом: они создаются только автоматически при получении сообщения определенного типа.
TaskItem - это задача или поручение из папки Задачи .
TaskRequestAcceptItem , TaskRequestDeclineItem , TaskRequestItem , TaskRequestUpdateItem - это всё специальные почтовые сообщения, которые относятся к переписке по поводу делегирования задач. Эти объекты также нельзя создавать программным образом.

Надо сказать, что в подавляющем большинстве случаев вас будут интересовать только объекты MailItem, ContactItem и иногда DocumentItem. На их рассмотрении мы и сосредоточимся.

Еще один очень важный момент. Как уже говорилось, в объектную модель Outlook встроены специальные ограничения, которые призваны не дать вирусам использовать возможности этой объектной модели в своих интересах. Как правило, это - самые важные свойства, в которых содержится информация об адресах электронной почты, имени отправителя, тексте писем и т.п. Эти ограничения встроены в следующие объекты: AppointmentItem, ContactItem, MailItem и TaskItem - проще говоря, во все основные объекты элементов Outlook. Ограничения наложены и на некоторые действия, которые могут выполняться с этими объектами, например, на отправку писем. Например, создание и отправка электронного сообщения средствами Outlook выглядит очень просто:

Dim oOutlook As New Outlook.Application

Dim oMessage As Outlook.MailItem

"Создаем объект сообщения

Set oMessage = oOutlook.CreateItem(olMailItem)

" Кому

oMessage.To = "[email protected]"

"Тема сообщения

oMessage.Subject = "Привет из VBA"

"Текст сообщения. Использование свойства Body означает, что мы посылаем сообщение

"обычным текстом. Можно также посылать сообщение в HTML или RTF

oMessage.Body = "Текст сообщения"

"Добавляем вложение

oMessage.Attachments.Add ("C:\installlog.txt")

"Отправляем сообщение

oMessage.Send

Однако, чтобы усложнить жизнь вирусам, вместо отправки сообщения появляется окно, аналогичное представленному на рис. 13.3. Более того, чтобы добиться окончательной победы над вирусами, еще и кнопка Да на протяжении нескольких секунд будет недоступна.

Рис. 13.3 Предупреждающее окно в Outlook

Что же делать в такой ситуации?

Варианты могут быть разными:

первый вариант - отправлять сообщение из макроса, который находится в модуле VBA самого Outlook (без программного открытия Outlook). В этом случае такое окно появляться не будет. Но, конечно, такое решение обычно не очень удобно, особенно с точки зрения переноса этого программного кода для запуска на разных компьютерах;
второй вариант - использовать специальные заменители объектов Outlook , которые не выдают таких сообщений и позволяют разработчикам отправлять сообщения из VBA без каки-то проблем. Самое распространенное и рекомендованное средство средство такого рода - бесплатный Outlook Redemption. получить информацию о нем и скачать его можно с сайта http://www.dimastr.com/redemption . Этот вариант вполне удобен, если вы занимаетесь рассылкой электронной почты с одного сервера, но устанавливать его на все компьютеры, конечно, хлопотно;
третий вариант - программным образом обнаруживать окна подтверждений и программно же нажимать в них нужные кнопки . Однако разработчики Microsoft позаботились о том, чтобы из кода VBA или VBScript сделать это было невозможно. В принципе, такие операции вполне можно выполнить при помощи низкоуровнего программного интерфейса Windows API (другой вариант - получить доступ к этим возможностям при помощи специальных средств специального программного интерфейса для работы с сообщениями MAPI). Однако вам придется использоваться вместо VBA другие изыки программирования (C++ или Delphi), поскольку VBA не поддерживает все нужные типы данных для работы с API. Кроме того, для уверенной работы с API требуются специальные знания в области системного программирования. Доолнительную информацию об использовании таких приемов при работе с Outlook можно получить из статьи http://www.mapilab.com/ru/support/articles/vb_outlook_security_1.html (на русском языке);
и, наконец, четвертый вариант, с моей точки зрения наиболее удобный: использовать для рассылки и программной обработки входящих писем объектную библиотеку CDO, которая есть на любом компьютере под управлением Windows 2000, XP и 2003. Подробнее о применении этой библиотеки рассказано в разделе 13.8 .

Теперь о самих объектах элементов Outlook. Свойств и методов у этих объектов очень много (например, у объекта ContactItem свойств почти 100), и на рассмотрение их всех потребовалось бы очень много места. В то же время большинство свойств этих объектов очевидны и каких-то проблем при их использовании возникнуть не должно. Обычно единственный вопрос, который может возникнуть - какое программное свойство соответствует определенному атрибуту элемента.

К сожалению, макрорекордера в Outlook не предусмотрено, но понять, как называется то или иное свойство, можно при помощи окна Locals . Применение его может выглядеть так: представим себе, что вам нужно понять, какому программному свойству объекта ContactItem может соответствовать поле Краткое имя .

Первое, что нам нужно сделать - создать контакт, в котором было бы заполнено данное свойство (см. рис. 13.4).

Рис. 13.4 Создаем контакт

Следующее, что нужно сделать - написать программный код, в котором был бы создан объект данного элемента. Например, если этот контакт находится в папке Контакты , то код (из макроса в Outlook) может быть таким:

Dim oNamespace As NameSpace

Dim oFolder As MAPIFolder

Dim oContactItem As ContactItem

Set oNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")

Set oFolder = oNamespace.GetDefaultFolder(olFolderContacts)

Set oContactItem = oFolder.Items("Контакт1")

Команда Stop здесь предназначена для того, чтобы остановиться в нужном месте.

Затем нужно запустить наш код на выполнение и, когда он остановится на строке Stop, открыть (при помощи меню View ) окно Locals .

В нашем случае вы увидите в нем четыре объекта (см. рис. 13.5).

Рис. 13.5 Окно Locals с объектом контакта

Конечно же, нам нужно развернуть узел объекта oContactItem и поискать его свойство, для которого установлено значение Краткое имя . К своему удивлению, мы можем обнаружить, что это свойство называется EMail1DisplayName (см. рис. 13.6).

Рис. 13.6 Находим свойство с заполненным нами значением в окне Locals

Таким же образом можно находить нужные свойства и для других объектов Item.

support.office.com

Восстановление удаленных элементов в Outlook 2010

Е сли вы случайно удалили элемент в почтовом ящике Outlook, его зачастую можно быстро и без труда восстановить. В первую очередь удаленный элемент, например сообщение электронной почты, встречу в календаре, контакт или задачу, следует искать в папке "Удаленные" почтового ящика. Если там его нет, поищите в папке "Элементы, подлежащие восстановлению", которую можно открыть с помощью инструмента .

Нужно восстановить удаленную папку с почтой в Outlook? Вы можете восстановить удаленную папку (и все сообщения в ней), если она все еще находится в папке "Удаленные" - вот как это сделать . К сожалению, удаленную безвозвратно папку восстановить нельзя. Но с помощью инструкций, приведенных в этой статье, можно восстановить сообщения, которые находились в папке при ее безвозвратном удалении, из папки "Элементы, подлежащие восстановлению".

В осстановление удаленных сообщений электронной почты, контактов, встреч и задач из календаря в Outlook

Восстановление элемента, который все еще находится в папке "Удаленные"

Восстановление элемента, которого уже нет в папке "Удаленные"

В осстановление элемента, который все еще находится в папке "Удаленные"

При удалении сообщений электронной почты, контактов, встреч из календаря или задач они перемещаются в папку "Удаленные" почтового ящика. Именно здесь следует в первую очередь искать удаленный элемент. Если элемент там, восстановить его можно так:

В Outlook перейдите к списку папок электронной почты и выберите Удаленные .

Найдя сообщение, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите пункт Переместить > Другая папка .

Чтобы переместить сообщение в папку "Входящие", выберите Входящие , а затем нажмите кнопку ОК .

Чтобы восстановить элементы других типов, выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы восстановить элемент календаря, щелкните его правой кнопкой мыши, а затем выберите пункт Переместить > Другая папка > Календарь .
Чтобы восстановить контакт, щелкните его правой кнопкой мыши, а затем выберите пункты Переместить > Другая папка > Контакты . Подробнее о восстановлении контактов: Восстановление удаленного контакта в Outlook .
Чтобы восстановить задачу, щелкните ее правой кнопкой мыши, а затем выберите пункт Переместить > Другая папка > Задачи .

К началу страницы

С оветы по восстановлению элементов из папки "Удаленные"

При удалении папки она перемещается в папку "Удаленные", где отображается как вложенная папка. Чтобы восстановить удаленную папку (и все содержащиеся в ней элементы), щелкните ее правой кнопкой мыши, выберите пункт Переместить папку , а затем выберите папку, куда ее нужно переместить.
Если вам нужно восстановить удаленный контакт в Outlook.com, см. этот раздел .
Удаляются ли элементы из папки "Удаленные" в Outlook автоматически? В параметрах Outlook есть настройка, при включении которой папка "Удаленные" автоматически очищается при выходе из Outlook. Вот как отключить ее:

Откройте вкладку Файл .
Нажмите кнопку Параметры и выберите пункт Дополнительно .
В разделе Начало и завершение работы с Outlook снимите флажок Очищать папку "Удаленные" при выходе из Outlook .
Нажмите кнопку ОК , чтобы сохранить изменение.

Чтобы найти элемент, который нужно восстановить, используйте поле Поиск удаленных элементов (или нажмите клавиши CTRL+E ).

Чтобы найти элементы других типов, например удаленные встречи, контакты или задачи, выполните сортировку по столбцу Значок .

Используйте инструмент "Расширенный поиск". Подробнее см. в статье Быстрый поиск сообщений .
Если вы приблизительно знаете дату удаления элемента, добавьте столбец Изменено в представление папки "Удаленные элементы". Для этого выполните указанные ниже действия.

На вкладке Вид в группе Текущее представление выберите Настройка представления .
Щелкните Столбцы .
В раскрывающемся списке Группы столбцов для выбора выберите пункт Поля даты/времени .
Выберите Изменено и нажмите кнопку Добавить . При необходимости можно изменить порядок отображения столбцов.
По завершении нажмите кнопку ОК .

После этого можно выполнить сортировку по столбцу Изменено , чтобы сгруппировать элементы, удаленные в определенную дату. Это хороший способ поиска сообщений из удаленной папки, так как у всех них будет одна и та же дата изменения.

Администратор может настроить политику, в соответствии с которой элементы из папки "Удаленные" удаляются по прошествии определенного числа дней. Так же как и при удалении элемента вручную, элементы, удаленные политикой, перемещаются в папку "Элементы, подлежащие восстановлению". Поэтому если вы не можете найти то, что нужно, в папке "Удаленные", поищите в папке "Элементы, подлежащие восстановлению". В следующем разделе описывается, как это сделать.

К началу страницы

В осстановление элемента, которого уже нет в папке "Удаленные"

Если вы не нашли элемент в папке "Удаленные", поищите его в папке "Элементы, подлежащие восстановлению". Это скрытая папка, в которую перемещаются элементы, если вы выполняете одно из следующих действий:

удаляете элемент из папки "Удаленные";
очищаете папку "Удаленные";
удаляете элемент безвозвратно, выделяя его и нажимая клавиши SHIFT+DELETE .

Посмотрите этот видеоролик или выполните указанные ниже действия, чтобы восстановить элементы из папки "Элементы, подлежащие восстановлению".

Чтобы восстановить элементы из папки "Элементы, подлежащие восстановлению", выполните указанные ниже действия.

В Outlook откройте вкладку Папка и выберите команду .

Важно: Если команда Восстановить удаленные элементы недоступна или отсутствует, возможны указанные ниже причины.

Возможно, вы работаете в автономном режиме. Инструкции по переходу в режим с подключением к сети см. в статье Переключение из автономного в интерактивный режим .
Возможно, вы не используете учетную запись Exchange. Чтобы узнать, так ли это, см. статью Как определить наличие учетной записи Exchange в Outlook . Если у вас нет учетной записи Exchange (например, если вы используете Outlook для подключения к учетной записи IMAP или POP), вы не можете восстановить элемент, который был удален окончательно или удален из папки "Удаленные". Если вы подключены к учетной записи IMAP, возможно, вам удастся восстановить элементы из папки "Корзина". См. статью Восстановление удаленных сообщений в учетной записи IMAP .

Выберите элемент, который хотите восстановить, и нажмите кнопку .

Совет: Из папки "Элементы, подлежащие восстановлению" можно восстанавливать сообщения электронной почты, контакты, элементы календаря и задачи.

Куда помещаются восстановленные элементы? При восстановлении элементов из папки "Элементы, подлежащие восстановлению" они перемещаются в папку "Удаленные". Поэтому вы можете найти восстановленный элемент в ней, а затем переместить его в другую папку. При восстановлении встреч в календаре, контактов и задач они также перемещаются в папку "Удаленные". Отсюда их можно переместить обратно в календарь, список контактов или задач. Чтобы найти восстановленные элементы, просто выполните их поиск в папке "Удаленные".

К началу страницы

Советы по восстановлению элементов из папки "Элементы, подлежащие восстановлению"

Чтобы вам было проще найти определенный элемент в окне Восстановление удаленных элементов , вы можете щелкнуть заголовок столбца Тема , Удалено или От , чтобы отсортировать элементы по этому столбцу.

Обратите внимание на то, что в столбце Удалено указывается дата, когда элемент был удален безвозвратно (с помощью клавиш SHIFT+DELETE ) или удален из папки "Удаленные".

Выполните сортировку по столбцу Удалено , чтобы найти сообщения из папки, которая была удалена безвозвратно (с помощью клавиш SHIFT+DELETE ), так как у всех них будет одинаковая дата.
Все элементы в папке "Элементы, подлежащие восстановлению", включая контакты, элементы календаря и задачи, имеют одинаковый значок в виде конверта.

Если в папке "Элементы, подлежащие восстановлению" много элементов, найти нужный может быть непросто. Ниже приведены некоторые советы.

Если вам нужно найти контакт, выполните сортировку по столбцу Тема и ищите имя человека. Вы также можете выполнить сортировку по столбцу От и обратить внимание на пустые записи, так как у контактов нет поля "От".
Если вы ищете встречу из календаря или задачу, выполните сортировку по столбцу От и найдите свое имя.

Чтобы восстановить несколько элементов, щелкните их поочередно, удерживая нажатой клавишу CTRL , а затем нажмите кнопку Восстановить выбранные элементы . Вы также можете восстановить несколько идущих подряд элементов. Для этого установите флажок рядом с первым из них, нажмите и удерживайте клавишу SHIFT , а затем установите флажок рядом с последним элементом. Чтобы восстановить все элементы, щелкните Выделить все , а затем нажмите кнопку Восстановить выбранные элементы .
Администратор мог задать срок, в течение которого элементы в папке "Элементы с возможностью восстановления" можно восстановить. Например, он мог задать политику, в соответствии с которой элементы удаляются из папки "Удаленные" по прошествии 30 дней, или политику, которая позволяет восстанавливать элементы из папки "Элементы с возможностью восстановления" в течение 14 дней. Даже по прошествии этих 14 дней администратор все еще может восстановить нужные элементы. Если вы не нашли элемент в папке "Элементы с возможностью восстановления", поинтересуйтесь у администратора, может ли он восстановить его. Вы можете предоставить своему администратору ссылку на статью с пошаговыми инструкциями: Восстановление элементов, удаленных из почтового ящика пользователя: справка для администраторов .

К сожалению, если вы и ваш администратор не можете найти элемент в папке "Элементы, подлежащие восстановлению", вероятно, он удален из вашего почтового ящика безвозвратно и восстановить его нельзя.

По умолчанию в Microsoft Outlook блокируются потенциально опасные файлы вложений (такие как BAT, EXE, VBS и JS), которые могут содержать вирусы. При вложении такого файла в сообщение электронной почты будет выведено предупреждение о том, отправлять ли потенциально опасное вложение. В случае нажатия кнопки «Да» вложение будет отправлено.

Вложение можно также вставить, перетащив файл с компьютера в элемент Outlook или скопировав и вставив файл в элемент Outlook в виде вложения. Более безопасный способ совместного использования файлов – это поместить их в защищенную общую сетевую папку. В сообщение электронной почты можно включить ссылку на папку, к которой дается доступ получателю.

Для вставки файла необходимо выполнить следующие действия.

Создайте или откройте элемент, в который требуется вставить вложение. Для сообщений, чтобы вставить вложение, необходимо создать новое сообщение.
Щелкните в тексте элемента и нажмите кнопку «Вставить файл» .
Выделите файл, который требуется вложить, и нажмите кнопку «Вставить».

А вот для вставки элемента Outlook произведите следующие действия.

Создайте или откройте элемент, в который требуется вставить элемент. Для сообщений, чтобы вставить вложение, необходимо создать новое сообщение.
Щелкните текстовое поле элемента.
Если в качестве редактора электронной почты используется Microsoft Word, щелкните стрелку вниз и выберите команду Вставить элемент . В противном случае, выберите в меню Вставка команду Элемент .
Выделите сообщение или другой элемент, который требуется вложить, и нажмите кнопку «OK».
В новом сообщении нажмите кнопку «Отправить», в элементах всех остальных типов нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

В сообщениях в формате HTML и в обычных текстовых сообщениях вложения отображаются в строке, расположенной под строкой «Тема», а в сообщениях в формате RTF и в элементах других типов вложения отображаются в тексте элемента.

Открытие вложения

Открытие вложения изнутри элемента: откройте (или просмотрите) элемент, содержащий вложение, которое необходимо сохранить, и дважды щелкните значок вложения.
Открытие вложения без открытия элемента: щелкните правой кнопкой мыши элемент, содержащий вложение. В контекстном меню укажите на команду Просмотреть вложения и щелкните имя вложения, которое требуется просмотреть.

По умолчанию в Microsoft Outlook блокируются потенциально опасные файлы вложений, которые могут содержать вирусы. Такие вложения не отображаются, и доступ к ним запрещен. В папке «Входящие» будет отображаться значок скрепки в столбце Вложение , указывающий, что сообщение имеет вложение, а на информационной панели в верхней части сообщения будет отображаться список блокированных файлов вложений. Перед открытием вложений рекомендуется проверять их на наличие вирусов с помощью специальной антивирусной программы. Большинство существующих антивирусных пакетов могут быть настроены таким образом, чтобы автоматически сканировать полученные сообщения электронной почты.

Сохранение вложения

Сохранение вложения изнутри элемента:

Откройте (или просмотрите) элемент, содержащий вложение, которое необходимо сохранить.
Щелкните правой кнопкой мыши значок вложения и выберите команду Сохранить как .
В диалоговом окне Сохранение вложения

Если в сообщении содержится более одного вложения, несколько вложений могут быть сохранены в одной папке. Находясь в сообщении, выберите в меню Файл команду Сохранить вложения . В появившемся диалоговом окне выделите в списке вложения, которые необходимо сохранить, и нажмите кнопку «OK». Для выбора нескольких вложений поочередно щелкайте их имена в списке, удерживая клавишу «Ctrl».
Сохранение вложения без открытия элемента:

Выберите элемент, содержащий вложение, щелкнув его значок в основном окне программы Microsoft Outlook.
Откройте меню Файл Сохранить вложения , затем в появившемся меню щелкните имя вложения, которое необходимо сохранить.
В диалоговом окне Сохранение вложения выберите папку, в которую будет сохранен файл.
При необходимости введите новое имя файла в поле «Имя файла», после чего нажмите кнопку «Сохранить».

Если в сообщении содержится более одного вложения, они могут быть сохранены в одной папке. В основном окне программы Microsoft Outlook щелкните элемент, содержащий несколько вложений. Откройте меню Файл и наведите указатель мыши на команду Сохранить вложения , затем в появившемся меню выберите пункт Все вложения . В диалоговом окне Сохранение всех вложений выделите необходимые вложения из списка (по умолчанию выделены все вложения), а затем нажмите кнопку «OK». Для снятия выделения с вложения необходимо нажать клавишу «Ctrl» и, удерживая ее, щелкнуть имя этого вложения.

Удаление вложений

Чтобы удалить вложения из строки «Вложения»: щелкните правой кнопкой мыши значок вложения и выберите команду Удалить в появившемся меню. В создаваемом сообщении можно щелкнуть вложение и нажать клавишу «Del».
Чтобы удалить вложения из текста сообщения: щелкните значок вложения в тексте сообщения и нажмите клавишу «Del». Если сообщение написано в формате RTF, вы можете установить курсор справа от вложения и дважды нажать клавишу «Backspace».
Чтобы удалить изображения из тела сообщения в формате HTML:
1. Выберите в меню Правка команду Изменить сообщение .
2. В теле сообщения наведите курсор на изображение и нажмите левую кнопку мыши.
3. Нажмите клавишу DEL.

Удаление вложений из полученных сообщений с помощью приведенных выше инструкций позволяет уменьшить размер почтового ящика. Перед удалением вложения из Microsoft Outlook его можно сохранить на своем жестком диске.

Удаление небезопасных вложений

Вложенные файлы некоторых типов могут содержать вирусы. К файлам таких типов относятся файлы с расширениями EXE, BAT, SCR и JS. В целях безопасности они блокируются диспетчером сообщений Microsoft Outlook. Получатели, использующие Microsoft Outlook Office Outlook 2003, 2002 или предыдущие версии Microsoft Outlook, обновленные с помощью пакета безопасности, не могут открывать такие вложения. Удаление вложенных файлов этих типов из сообщения гарантирует, что получатели смогут сохранять и открывать вложения.

Удаление вложения из поля «Вложения»

Щелкните правой кнопкой мыши значок вложения.
В появившемся контекстном меню (Контекстное меню – это меню, содержащее список команд, относящихся к конкретному объекту. Для вызова контекстного меню щелкните объект правой кнопкой или нажмите клавиши Shift+F10 .) выберите команду Удалить .

Удаление вложения из текста сообщения

Щелкните значок вложения в тексте сообщения.
Нажмите клавишу DEL.

В сообщениях в формате HTML вложения отображаются в поле «Вложения», расположенном непосредственно под полем «Тема». В сообщениях в формате RTF вложения отображаются в тексте сообщения.

Настройка отображения вложений в экранной лупе

Выберите команду Изменить текущее представление (меню Вид , подменю Упорядочить по , в нем подменю Текущее представление ) с помощью клавиатуры.
Нажмите кнопку «Поля» и затем кнопку «Новое поле».
В поле «Имя» введите имя поля, например, «Есть вложение».
В списке Тип выберите «Формула».
В поле «Формула» введите строку IIf(=True,"Вложение","") .
Нажмите кнопку «OK» три раза.

Общие вложения

При отправке файла в качестве общего вложения для него создается узел рабочей области для документов на указанном узле Microsoft Windows SharePoint Services, а рабочей области для документов присваивается имя присоединенного файла. При присоединении более одного файла рабочей области присваивается имя первого файла в списке вложений.

Члены рабочей области для документов

Отправитель вложения становится администратором рабочей области для документов, а получатели – ее членами и принадлежат к группе узла «Участник». Получатели могут открывать вложение либо пользоваться ссылкой в сообщении, которая указывает на домашнюю страницу рабочей области для документов. На этой странице в библиотеке общих документов сохранена копия вложения.

Обновление документа

Если вложение в сообщение является документом или web-страницей в одном файле (MHTML) принадлежащей Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint, или документом Microsoft Office Visio, либо является XML-файлом Microsoft Word или Microsoft Excel, члены рабочей области для документов могут работать с копией вложения до тех пор, пока Microsoft Office, используемый для редактирования вложения, получает обновления из рабочей области для документов. Члены рабочей области также могут сохранять внесенные изменения в локальной копии рабочей области.

Создание рабочей области для документов

Отправка общего вложения:

Создайте в Microsoft Office Outlook новое сообщение электронной почты.
В поле «Кому» введите адреса электронной почты пользователей, которые станут членами узла рабочей области для документов. Получатели, чьи адреса указаны в полях «Кому» и «Копия», автоматически получают право на доступ к узлу. Это не касается получателей, адреса которых указаны в поле «СК». Им необходимо подать запрос на доступ.
В поле «Тема» введите тему сообщения.
В меню Вставка выберите команду Файл .
Выберите документ, который необходимо вставить, и нажмите кнопку «Вставить».
Если область задач Параметры вложения не отображена, нажмите кнопку «Параметры вложения».
В области задач Параметры вложения выберите Общие вложения , а затем в поле «Создать рабочую область для документов по адресу» введите или выберите web-адрес (URL) web-узла Microsoft Windows SharePoint Services, на котором будет находиться узел рабочей области для документов. Рабочая область для документов будет создана на дочернем узле узла Windows SharePoint Services, поэтому необходимо иметь разрешение на создание рабочей области на этом web-узле.
Если необходимо, введите в сообщение текст (в дополнение к шаблону) и нажмите кнопку «Отправить».

Чтобы добавить новых членов рабочей области для документов после отправки вложения, откройте документ и нажмите кнопку «Добавить новых членов» на вкладке Члены в области задач Общая рабочая область.

Использование кнопки «Создать» в области задач Общая рабочая область: область задач Общая рабочая область служит для создания рабочей области для документов только в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint и Microsoft Office Visio.

Откройте документ в Word, Excel, PowerPoint или Visio.
В меню Сервис выберите команду Общая рабочая область .
В области задач Общая рабочая область введите или выберите URL-адрес web-узла Microsoft Windows SharePoint Services, на котором будет находиться рабочая область для документов. Рабочая область для документов будет создана на дочернем узле узла Windows SharePoint Services, поэтому необходимо иметь разрешение на создание рабочей области на этом web-узле.
Нажмите кнопку «Создать».
В области задач Общая рабочая область на вкладке «Члены» нажмите кнопку «Добавить новых членов».
Введите через точку с запятой имена или адреса электронной почты членов, приглашаемых в рабочую область для документов.
Чтобы пользователи имели разрешения, отличающиеся от указанных в группе узла «Участник», выберите другую группу узла.
При необходимости отправьте приглашение по электронной почте.

28.03.2015

В том случае, если у вас наблюдаются проблемы с поиском по письмам в Outlook различных версий: поиск ничего не находит, выдает не полные результаты, не ищет по всем pst файлам и т.д, рекомендации из этой статьи должны помочь вам решить эту проблему (рекомендации применимы к следующим версиям Outlook 2010, 2013 и 2016).

Проверка состояния индекса поиска в Outlook

Возможность поиска по элементам Outlook осуществляется за счет построения и ведения индекса всех имеющихся элементов. Поэтому в первую очередь необходимо проверить состояние этого самого индекса.

Для этого, перейдите на вкладку Поиск и в разделе Средства поиска выберите элемент Состояния индексирования .

В том случае, если с индексом все в порядке, в появившемся окне должен стоять статус:

Осталось проиндексировать элементов: 0

Однако, если у вас имеются проблемы с поиском, скорее всего статус будет другой:

23871 items remains to be indexed

Перестроение индекса может выполнятся при добавлении нового ящика или файла личных папок (pst), переносе писем и т.д. И если вы выполняли эти операции относительно недавно (до 3-4 часов назад), нужно дождаться окончания индексирования. Если же изменения в конфигурацию не вносились давно, а индексирование до сих пор выполняется – налицо явная проблема с индексом Outlook

Отключаем индексирование файлов конфигурации Outlook службой индексирования Windows

Для решения проблемы нужно временно исключить Outlook из обхода службой индексирования Windows. Для этого:

В Outlook откройте меню Файл -> Параметры
Выберите раздел Поиск -> Параметры индексирования
Нажмите кнопку Изменить
Отключите индексирования для элемента Microsoft Outlook
Закройте почтовый клиент Outlook и с помощью диспетчера процессов убедитесь, что в системе отсутствует процесс outlook.exe

В свойствах OST и PST файлов проверьте, что разрешена их индексация (это стоит сделать несмотря на то, что их индексирования разрешено уже в параметрах службы поиска Windows). Для этого

Включаем индексирование в Outlook

Теперь нужно включить индексирование элементов Outlook , отключенных ранее в пункте 2. Поставьте галку у пункта Microsoft Outlook и сохраните изменения.

Дайте Outlook время на выполнение полного индексирования (в зависимости от количества и размера ящиков и подключенных PST файлов). После чего попробуйте выполнить поиск.

Пересоздание индекса для Outlook 2013

В том случае, если поиск так и не заработал, рекомендуется попробовать полностью сбросить индекс службы поиска Windows. Для этого:

В Outlook нажмите Файл -> Параметры -> Поиск
Нажмите кнопку Параметры индексирования -> Дополнительно
Нажмите на кнопку Перестроить (Rebuild)
Перестроение индекса может занять довольно продолжительное время и может временно снизить производительность компьютера

Совет . В некоторых случаях работу службы Windows Search полезно оптимизировать по следующей инструкции

Проверьте PST файлы на наличие ошибок

В некоторых случая служба индексирования не может проиндексировать файлы личных папой (PST) из-за наличия в них логических ошибок или повреждения структуры. Рекомендуется выполнить проверку этих файлов с помощью утилиты .