Выбор получателей из адресной книги

Как уже отмечалось ранее, при создании сообщения, Вам нужно заполнить поля «Кому» и, при необходимости поле «Копия». Если необходимые адреса записаны в Вашей Адресной книге, то при создании сообщения, Вам достаточно Выбрать из нее получателей, вместо того, чтобы «вручную» прописывать необходимые адреса.

Для этого необходимо сделать следующее:

1. В окне «Создать сообщение» из пункта меню «Сервис» щелкнуть по пункту «Выбрать получателей»

2. В открывшемся диалоговом окне «Выбрать получателей » выбрать получателя, чей адрес необходимо поместить в поле «Кому » и нажать на кнопку «Кому:à », а затем, аналогичным образом при необходимости, получателей, чьи адреса нужно поместить в поле «Копия » (только в этом случае необходимо воспользоваться кнопкой «Кому:à »).

После чего адреса получателей Вы увидите в поле «Получатели сообщения »

Рис. №11

3. нажать на кнопку «ОК»

После этого в окне «создать сообщение», Вы увидите заполненные поля «Кому» и «Копия». Причем адреса в этих полях будут отображаться так, как были заведены в адресной книге в поле «Отображать » (см. рис. № 8).

Рис. №12

Чтобы создать большое количество документов, которые в основном одинаковы, но содержат некоторые уникальные сведения, можно использовать слияние почты или слияние с электронной почтой. Например, с помощью слияния можно создавать индивидуальные публикации с персонализированным текстом или уникальными адресами и обращениями. Вы также можете использовать слияние почты для создания объявления о продукте, которое нужно индивидуализировать перед отправкой определенным людям. Текст публикации всегда один и тот же, но имя и адрес отличаются для каждого получателя.

В этой статье

Выбор слияния почты или слияния с электронной почтой

Прежде всего необходимо решить, требуется ли вам слияние почты для печати или же слияние с электронной почтой для распространения файлов через Интернет.

Создание списка получателей или подключение к нему

Чтобы выполнить слияние, необходимо открыть новую или существующую публикацию, а затем подключиться к источнику данных (файлу, содержащему уникальные сведения, которые вы хотите включить). Файл данных может содержать список имен и адресов, сведения о продуктах или изображения. Файл данных может иметь различные форматы. Он может быть:

списком контактов Outlook;

листом Excel;

таблицей Word;

таблицей базы данных Access;

текстовым файлом, в котором символы табуляции или точки с запятой используются для разделения столбцов, а знаки абзаца разделяют строки.

Вы можете подключиться к существующему списку или источнику данных либо создать новый список получателей. Если вы хотите использовать только определенные элементы из списка, можно отфильтровать его по нужному условию. Вы также можете отсортировать элементы в алфавитном порядке.

Примечание:

Использование существующего списка

По умолчанию Publisher хранит источники данных в папке Мои источники данных . Для поиска источника данных может потребоваться просмотреть папки.

В диалоговом окне Выбор источника данных найдите нужный источник данных и нажмите кнопку Открыть .

В зависимости от типа выбранного источника данных могут появиться другие диалоговые окна, запрашивающие определенные сведения. Например, если источником данных является книга Excel со сведениями на нескольких листах, необходимо выбрать лист с нужными данными.

Выбор из папки "Контакты" Outlook

Если вам будет предложено выбрать профиль электронной почты, выберите нужный профиль и нажмите кнопку ОК .

В диалоговом окне Выбор контактов щелкните список контактов и нажмите кнопку ОК .

Все контакты из папки отображаются в диалоговом окне Получатели слияния

Ввод нового списка

Если у вас нет списка, к которому можно подключиться, создайте новый список.

В диалоговом окне Новый список адресов введите сведения для первой записи в поля, которые требуются для рассылки.

Примечание: Чтобы изменить столбцы, заданные по умолчанию, нажмите кнопку Настройка столбцов и добавьте, удалите, переименуйте столбцы или же измените их порядок в списке.

Закончив вводить сведения для первой записи, нажмите кнопку Создать запись .

Повторяйте действия 2 и 3, пока не добавите все записи, а затем нажмите кнопку ОК .

В диалоговом окне Сохранение списка адресов введите имя списка адресов в поле Имя файла и сохраните его.

Примечание: По умолчанию Publisher сохраняет списки адресов в папку Мои источники данных . Рекомендуется хранить список адресов в этой папке, так как по умолчанию Publisher ищет в ней источники данных.

Все контакты из нового списка отображаются в диалоговом окне Получатели слияния , где можно отфильтровать и отсортировать список, чтобы выбрать получателей для слияния.

Выбор получателей

В диалоговом окне Получатели слияния можно выбрать получателей, которых вы хотите включить в слияние. Установите флажки рядом с получателями, которых вы хотите включить, и снимите флажки для остальных получателей.

Если вы хотите использовать только определенные элементы из списка, можно отфильтровать его по нужному полю или условию. После фильтрации списка вы можете использовать флажки для включения и исключения отдельных записей.

Чтобы отфильтровать элементы списка:

Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому вы хотите выполнить фильтрацию.

Выберите один из следующих пунктов:

• (Пустые) отображает все записи, в которых соответствующее поле является пустым.

  (Непустые) отображает все записи, в которых соответствующее поле содержит данные.

  (Дополнительно) открывает диалоговое окно Фильтр и сортировка , которое можно использовать для фильтрации по нескольким условиям. Вы также можете щелкнуть Фильтр в разделе Уточнить список получателей диалогового окна Получатели слияния , чтобы открыть диалоговое окно Фильтр и сортировка .

  Чтобы быстро выбрать все элементы или отменить их выбор, установите или снимите флажок заголовка столбца.

  Совет: Если источник данных включает записи, которые содержат одинаковую информацию, и в столбце не более десяти уникальных значений, вы можете отфильтровать записи по определенным данным. Например, при наличии нескольких адресов, в качестве страны или региона для которых указана Австралия, вы можете выполнить фильтрацию по слову Австралия .

  В диалоговом окне Получатели слияния отобразятся только записи, соответствующие условиям. Чтобы снова отобразить все записи, нажмите (Все) .

Если вы хотите просмотреть элементы в алфавитном порядке, можно отсортировать элементы в списке.

Чтобы отсортировать элементы в списке:

В диалоговом окне Получатели слияния щелкните заголовок столбца элемента, по которому вы хотите отсортировать список. Например, чтобы отсортировать его в алфавитном порядке по фамилии, щелкните заголовок Фамилия .

Для сортировки по нескольким условиям в диалоговом окне Получатели слияния щелкните Сортировка . В диалоговом окне Фильтр и сортировка выберите условия для сортировки.

Подготовка публикации

При слиянии почты создается множество документов на основе одного шаблона благодаря добавлению в заполнители уникальных данных для каждого документа. Собрав список получателей, вы можете приступать к настройке основного шаблона.

Вставка текстового поля

Добавление текста, который должен отображаться в каждой версии

Щелкните надпись и введите текст, который вы хотите видеть в каждой версии публикации после слияния.

Добавление полей данных в публикацию

В публикации щелкните надпись, в которую вы хотите вставить поле данных.

Вставьте любой из следующих элементов:

• Блок адреса с именем, почтовым адресом и прочими сведениями

  1. В группе щелкните Блок адреса .

     В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые вы хотите включить, а затем нажмите кнопку ОК .

     Примечание: Если имена полей данных в источнике данных не совпадают с именами полей, которые Publisher использует для блока адреса, может понадобиться нажать кнопку Подбор полей в диалоговом окне Вставка блока адреса . В диалоговом окне Подбор полей

Строка приветствия

1. В группе Составление документа и вставка полей щелкните Строка приветствия .

   В диалоговом окне Строка приветствия задайте формат строки приветствия, включая обращение, формат имени и знак пунктуации, следующий за ним.

   Выберите текст, который должен отображаться в случаях, когда Publisher не может распознать имя получателя (например, когда источник данных не содержит имени или фамилии получателя, а только название компании), а затем нажмите кнопку ОК .

   Примечание: Если имена полей данных в источнике данных не совпадают с именами полей, которые Publisher использует для строки приветствия, может понадобиться нажать кнопку Подбор полей в диалоговом окне Строка приветствия . В диалоговом окне Подбор полей выберите в раскрывающихся списках поля из источника данных, которые соответствуют полям Publisher.

• В группе Составление документа и вставка полей щелкните Рисунок и Вставить поле рисунка .

  В диалоговом окне Вставка поля рисунка выберите поле рисунка для вставки.

  Примечание: Если вы хотите добавить изображения на страницы публикации с помощью слияния, источник данных должен содержать имена их файлов и пути к ним. Не включайте сами рисунки или изображения в источник данных.

Отдельные поля данных

• В группе Составление документа и вставка полей выберите Вставить поле слияния и щелкните поля, которые вы хотите включить в надпись.

Форматирование полей данных

Вы можете применять форматирование к полям данных и любому другому тексту, который вы добавили (такому как приветствие, например "Здравствуйте!", или обращение, например "Уважаемый..."), чтобы изменить внешний вид объединенных данных. Чтобы отформатировать объединенные данные, необходимо отформатировать поля данных в публикации.

В публикации выберите поле, содержащее сведения, которые вы хотите отформатировать.

Если это поле блока адреса или строки приветствия, в группе Составление документа и вставка полей выберите Формат .

Если это другое поле данных, в меню Работа с надписями: Формат нажмите кнопку Шрифт , а затем выберите необходимые параметры.

Если выбранное поле распознается приложением Publisher как число, валюта, дата или время, нажмите кнопку Формат и измените формат отображения полей этого типа.

Просмотр сведений получателей в полях данных в публикации

Вы можете просмотреть, как будет выглядеть публикация с фактическими данными в полях слияния.

Для предварительного просмотра публикации щелкните Просмотреть результатов , а затем выполните одно из следующих действий:

При необходимости вы можете внести изменения в список получателей. Выполните одно из следующих действий:

Чтобы исключить определенного получателя из слияния, нажмите кнопку Исключить получателя .

Чтобы изменить список получателей, нажмите Изменить список получателей и внесите нужные изменения в диалоговом окне Получатели слияния .

После завершения подготовки публикации и вставки всех полей слияния на вкладке Файл щелкните Сохранить как , присвойте публикации имя и нажмите кнопку Сохранить .

Создание объединенной публикации

Чтобы создать объединенную публикацию, нажмите кнопку Найти и объединить и выполните указания, приведенные ниже, чтобы распечатать, просмотреть, сохранить публикацию, добавить объединенные страницы в другую публикацию и отправить их по электронной почте.

Печать объединенной публикации

Сохранение объединенной публикации для использования в будущем

Если вы хотите изменить объединенные страницы, сохранить их для дальнейшего использования или же распечатать их позже, вы можете собрать и сохранить все объединенные страницы в виде одной объединенной публикации, содержащей фактические данные вместо полей слияния.

Щелкните Объединить в новую публикацию .

В новой публикации в области задач Слияние щелкните Сохранение публикации . Присвойте имя новой публикации и нажмите кнопку Сохранить .

Добавление объединенных страниц в существующую публикацию

Если вы планируете добавить объединенные страницы в конец существующей публикации, убедитесь, что они совпадают по следующим параметрам:

размер страницы (высота и ширина);

просмотр страницы (одна или две страницы);

тип публикации (для Интернета или печати);

порядок страниц (слева направо или справа налево).

Publisher может добавить объединенные страницы в новую или существующую публикацию, если она не открыта. Если нужная публикация открыта, обязательно сохраните и закройте ее перед завершением слияния.

Щелкните Добавить в существующую публикацию .

В диалоговом окне Открыть публикацию найдите публикацию, в которую вы хотите добавить объединенные страницы, и нажмите кнопку Открыть .

В существующей публикации в области задач Слияние щелкните Сохранение публикации , чтобы сохранить изменения.

Отправка сообщений электронной почты

При слиянии с электронной почтой в меню Найти и объединить будет доступна только одна команда - .

Щелкните Отправить электронные сообщения .

В диалоговом окне Слияние в почтовое сообщение выберите поле получателя в раскрывающемся списке Кому . В большинстве случаев это будет поле Электронная почта .

В поле Тема введите строку темы. В разделе Элементы в для вставки выберите поля данных, которые вы хотите вставить в строку темы.

Нажмите кнопку Параметры , чтобы задать другие параметры, например получателей копии и скрытой копии или вложения, а затем нажмите кнопку Отправить .

Сохранение публикации

Если вы сохраните публикацию с полями слияния, вы сможете вернуться к ней и изменить поля, чтобы создать новую объединенную публикацию. Чтобы сохранить объединенную публикацию:

Укажите имя публикации и нажмите кнопку Сохранить .

Вы можете отменить слияние, чтобы отключить публикацию или шаблон объединения в каталог от источника данных.

В пунктах отправки

С банковской карты

В терминалах

Со счета мобильного телефона

Пополнение карт

Переводы в пунктах отправки денежных переводов ЮНИСТРИМ

Вы можете отправить денежный перевод в собственных кассах банка ЮНИСТРИМ, в отделениях банков-партнеров или в пунктах платежных агентов ЮНИСТРИМ (салоны связи и др.).

1. Найдите ближайший пункт на нашем сайте
2. Придя в пункт обслуживания, сообщите операционисту, куда и кому вы хотите отправить деньги, назовите сумму перевода. Для вашего удобства используйте Карту Клиента ЮНИСТРИМ .
3. Предъявите удостоверение личности (паспорт или иной документ). Если вы не являетесь гражданином РФ, то при отправке суммы свыше 75 000 руб. через кассу банка ЮНИСТРИМ вы должны будете также предъявить миграционную карту и документ о регистрации.
4. Получите от сотрудника банка ваш экземпляр «Заявления на перевод без открытия счета» с контрольным кодом перевода. Сообщите получателю контрольный код перевода и ФИО Отправителя. Если перевод не является безадресным, сообщите также, в каком пункте его можно будет получить.
5. Также на ваш номер мобильного телефона, который указан в заявлении на перевод, придет СМС-сообщение с кодом перевода. Второе сообщение придет вам, как только Получателю выплатят перевод.

Ул. д. кв.

Г.Тюмень

Шаг. Выбор документа.

Шаг. Выбор типа основного документа.

Основной документ содержит текст и графику, общие для всех версий объединенного документа, например обратный адрес в письме на бланке.

При запуске приложения Word по умолчанию открывается пустой документ. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.

Выбирается документ, который будет взят за основу – текущий документ, шаблон или существующий файл.

Основной документ включает стандартный текст и графику, которые будут частью каждого письма. Если вы используете готовое пись­мо в качестве образца, следует удалить имя и адрес получателя.

Задание 28:

1. Создайте основной документ – письмо в текущем документе:

Уважаем госпо!

<<Дата>> Начальник узла связи.

Чтобы выполнить слияние данных в основной документ, необходимо подключить этот документ к источнику данных или файлу данных.

Источник данных - это таблица Word, рабочий лист Ехсеl, адресная книга или другой документ, содержащий информацию, которую следует поместить в шаблон письма для его настройки. Например, источник данных может содержать имена, адреса, телефонные номера и номера счетов ваших заказчиков.

Можно использовать

контакты Outlook . Чтобы использовать список контактов из приложения Microsoft Outlook, выберите команду Выбрать из контактов Outlook.

существующий файл источника данных . Если имеется лист Microsoft Excel, база данных Microsoft Access или файл данных другого типа, выберите команду Использовать существующий список и найдите этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных .

Если это файл Excel, можно выбрать данные из любого листа или именованного диапазона в книге. В Access можно выбрать данные из любой таблицы илизапроса, определенных в конкретной базе данных.

Чтобы использовать файл другого типа, выберите его в диалоговом окне Выбор источника данных . Если нужный файл не отображается, выберите подходящий тип файла или вариант Все файлы в списке Тип файлов .

При слиянии можно использовать типы файлов данных:

o Файлы одноуровневых файловых СУБД, для которых установлен соответствующий поставщик OLE DB или драйвер ODBC. Несколько таких драйверов входят в состав Microsoft Office 2010.

o HTML-файл, содержащий одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать названия столбцов, а остальные - данные.

o Документ Microsoft Word. Этот документ должен содержать одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки - записи, которые необходимо объединить с документом.

o Любой текстовый файл, который содержит поля данных, разделенные (или разграниченные) знаками табуляции или запятыми, и записи данных, разделенные знаками абзаца.

создать список - новый файл данных в Word . Список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно. Если файл данных отсутствует, выберите получателей - Создание списка, Создать и создайте список в появившейся форме.

В окне при нажатии кнопки «Настройка столбцов» появится список наиболее распространенных имен полей.

Наиболее важным шагом при создании источника данных является определение его структуры, а наиболее важной чертой базы данных является еe гибкость. Не жалейте времени на определение всей информации о ваши получателях, которая может потребоваться при рассылке массовой почты. Затем сгруппируйте эту информацию в поля.

Поле - это единица информации. Например, телефонная книга имеет поле имени, фамилии, кода города и номера телефона. В документ могут входить разные поля, например, имя, фамилия, приветствие, адрес, город, государство, индекс, номер счета. Содержимое всех полей, относящихся к одному получателю, называется записью.

При создании источника данных гораздо лучше иметь слишком много полей, чем слишком мало: добавление единственного поля к тысячам записей отнимет много времени и чревато ошибками, тогда как удаление лишнего поля потребует лишь нескольких нажатий клавиш .

При проектировании источника данных подумайте о том, как вы будете сортировать данные. Не включайте более одного элемента информации в одно и то же поле. Например, если вы собираетесь печатать письма в алфавитном порядке фамилий адресатов, вам потребуется два отдельных поля: для имени и фамилии. Объединение их в одно поле "Имя" нарушит гибкость сортировки.

Удалить лишние поля можно, выделяя их и нажимая кнопку "Удалить".

Добавить новые поля можно, набирая их имена в окне "Поле" и нажимая кнопку "Добавить…". (При добавлении новых полей не оставляйте пробелов в их именах. Напри­мер, возможно имя ПочтовыйИндекс).

Переупорядочить поля можно, выделяя их и нажимая кнопки Вниз-Вверх.

Когда все имена полей присутствуют в списке в правильном порядке, нажмите кнопку "ОК".

При использовании существующего списка убедитесь в том, что он содержит все необходимые сведения, включая все столбцы и строки. В ходе слияния можно внести определенные изменения, однако открыть источник отдельно во время этой процедуры невозможно. Выполнить слияние проще, если источник данных подготовлен до подключения.

Задание 29:

1. Создайте базу данных – источник слияния с полями:

- Фамилия

- Имя

- Отчество

- Пол

- Улица

- Дом

- Квартира

- ДомТелефон